Privacyverklaring

Versie 1.0 · Laatst gewijzigd: 27 april 2026

Cloutyx BV (hierna: "Cloutyx", "wij", "ons") hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken, en met welk doel. We raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Cloutyx is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Cloutyx BV Heggerank 6 6101 MX Echt Nederland

KvK: 87547880 E-mail: support@cloutyx.com Telefoon: 06-30036342

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Cloutyx verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden:

2.1. Als verwerkingsverantwoordelijke

Voor onze eigen bedrijfsvoering, marketing en het beheren van onze relatie met u verwerken wij de volgende persoonsgegevens van klanten, prospects en websitebezoekers:

• Identificatiegegevens: voor- en achternaam, functie binnen het bedrijf
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adresgegevens
• Accountgegevens: gebruikersnaam, gehashte wachtwoorden, inloggeschiedenis
• Financiële gegevens: factuuradres, BTW-nummer, betaalgegevens (verwerkt via Mollie)
• Communicatiegegevens: e-mailcorrespondentie, support-tickets, chat-gesprekken
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's
• Marketinggegevens: voorkeuren, interesses, e-mail open/click gedrag (via Klaviyo)

2.2. Als verwerker (namens onze klanten)

Onze klanten gebruiken de Cloutyx-software om hun eigen bedrijfsoperaties te beheren. Hierbij kunnen zij persoonsgegevens van hun eigen klanten, leveranciers, medewerkers en andere betrokkenen invoeren in onze modules:

• Warehouse module: gegevens van leveranciers, vervoerders, eindklanten (verzendgegevens)
• Purchasing module: gegevens van leveranciers en contactpersonen
• Finance module: gegevens van klanten, leveranciers, medewerkers (loonadministratie kan voorkomen)
• Production module: gegevens van leveranciers en kwaliteitscontacten
• Support module: gegevens van eindklanten die contact opnemen (naam, e-mail, communicatie-inhoud)

Voor deze verwerking is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Cloutyx op als verwerker. De voorwaarden hiervoor staan in onze Verwerkersovereenkomst.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1. Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

• Het verlenen van toegang tot de Cloutyx-software
• Het opstellen en versturen van facturen
• Het bieden van support en het beantwoorden van vragen
• Het beheren van uw account en abonnement

3.2. Wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

• Het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Het reageren op rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties

3.3. Gerechtvaardigde belangen (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

• Het verbeteren van onze diensten en software
• Beveiliging van onze systemen en het voorkomen van misbruik
• Direct marketing aan bestaande klanten over vergelijkbare diensten
• Het voeren van algemene bedrijfsvoering, financiële administratie en analyse

3.4. Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

• Het versturen van nieuwsbrieven aan prospects en niet-klanten
• Het plaatsen van niet-functionele cookies (analytische en marketing-cookies)
• Het gebruik van klantnaam en logo in marketing-uitingen

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen via support@cloutyx.com.

4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening of wanneer dit wettelijk verplicht is. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

5.1. Sub-verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende sub-verwerkers, die persoonsgegevens namens ons verwerken:

Met al onze sub-verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de eisen van de AVG.

5.2. Andere derden

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• Boekhouder en accountant voor het opstellen van de boekhouding
• Juridisch adviseur indien noodzakelijk voor advies of geschillen
• Bevoegde autoriteiten indien wettelijk verplicht (bijvoorbeeld op vordering)

5.3. Doorgifte buiten de EU

Een aantal sub-verwerkers (zoals Klaviyo en Google Analytics) is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waarmee een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevens in transit (TLS) en at rest
• Strikte toegangscontrole op basis van rollen en rechten
• Twee-factor authenticatie voor medewerkers
• Periodieke security audits en penetratietests
• Geautomatiseerde back-ups met geografische redundantie binnen de EU
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens
• Geheimhoudingsverklaringen met alle medewerkers en derden

In geval van een datalek volgen wij de wettelijke meldplicht en informeren wij waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen binnen 72 uur na ontdekking.

7. Cookies

Onze website cloutyx.com maakt gebruik van cookies. Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van niet-functionele cookies via een cookiebanner.

7.1. Functionele cookies

Strikt noodzakelijk voor het functioneren van de website. Deze plaatsen wij zonder toestemming.

7.2. Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics om geanonimiseerd inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Deze cookies plaatsen wij alleen na uw toestemming.

7.3. Marketing cookies

Voor het tonen van relevante advertenties en het meten van campagne-effectiviteit. Deze cookies plaatsen wij alleen na uw toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de website.

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: u kunt eerder gegeven toestemming intrekken

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via support@cloutyx.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Cloutyx neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor u rechtsgevolgen of soortgelijke aanzienlijke gevolgen hebben.

10. Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuigingen of strafrechtelijke gegevens). Indien onze klanten dergelijke gegevens via onze software verwerken, geldt onze rol als verwerker en zijn de afspraken in de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

11. Persoonsgegevens van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u vermoedt dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact op zodat wij deze kunnen verwijderen.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op cloutyx.com/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld via e-mail of een melding in de software.

13. Contact

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen:

Cloutyx BV Heggerank 6 6101 MX Echt Nederland

E-mail: support@cloutyx.com Telefoon: 06-30036342

Versie 1.0 — opgesteld 27 april 2026 *Voor de meest actuele versie zie cloutyx.com/privacy*